Arolwg Gwasanaethau Cefnogi Corfforaethol - Diweddariad Awst 2019

 

Awst 2019

Rydym yn falch o gyflwyno tri rheolwr prosiect arall sydd yn gweithio ar y rhaglen: Sian Owen ar Farchnata; Catrin Roberts ar Rheolaeth Prosiect a Sarah Wainwright ar Symleiddio Prosesau.

Byddwn yn cyflwyno gweddill y rheolwyr prosiect dros y mis nesaf.

Marchnata

  1. Datblygu tîm canolog gyda dull unigol o ymdrin â'r cyfryngau, cyhoeddi, cysylltiadau cyhoeddus a brandio ar draws y Cyngor
  2. Rhesymoli' r we/microsafleoedd/cyfrifon cyfryngau cymdeithasol

Dull:

  • Mapio graddau' r gweithgarwch presennol, gan gynnwys micro-safleoedd ac ati.
  • Datblygu a chytuno ar safon gorfforaethol/protocol ar gyfer gweithgarwch cyfathrebu/y cyfryngau (pwy ddylai wneud beth/pryd ac ati)
  • Integreiddio gweithgareddau ac adnoddau
  • Rhesymoli'r we/microsafleoedd/cyfrifon cyfryngau cymdeithasol a gweithredu dull 'un cyngor'

Rheoli prosiect

Creu tîm rheoli prosiect corfforaethol canolog.

Dull:

  • Dadansoddi a chwmpas dyletswyddau timau rheoli prosiectau
  • Ystyried goblygiadau graddau
  • Dyfeisio a chytuno ar strwythur sengl newydd
  • Cynllunio a gweithredu newid

Symleiddio prosesau: taflenni amser

Adolygu'r prosesau presennol sy'n cynnwys taflenni amser, gyda'r bwriad o integreiddio neu ddileu prosesau trafodaethol aneffeithlon

Dull:

  • Datblygu brîff, yn amlinellu canfyddiadau ac argymhellion cychwynnol.
  • Modelu datrysiadau drwy BPR, meddalwedd newydd, neu atebion dros dro tra bod system gyllid newydd yn cael ei gweithredu
  • Cytuno ar y rhaglen waith a buddsoddi

Gorffennaf 2019

Rydym yn falch o roi'r wybodaeth ddiweddaraf i chi am yr Adolygiad Gwasanaethau Cymorth Corfforaethol.

Gobeithio y byddwch wedi gweld y fideo wedi'i recordio gyda'r Prif Weithredwr yng nghynhadledd yr Arolwg gyda Phenaethiaid Gwasanaeth a Rheolwyr Canol, gan esbonio'r sefyllfa bresennol gyda'r adolygiad. Soniodd Judith y byddem yn cyhoeddi enwau'r Arweinwyr Prosiect ac rydym bellach mewn sefyllfa i wneud hynny:

Rydym wedi cynhyrchu cyfres o fideos byr gyda'r Rheolwr Prosiect; bydd fideos pellach yn cael eu rhannu dros yr wythnosau nesaf, ond rydym yn dechrau drwy gyflwyno'r prosiectau Caffael, Comisiynu a Rheoli Contractau, Cludiant a'r Peirianneg a Dylunio.

Caffael, comisiynu yng rheoli'r contract

  1. caffael, comisiynu a rheoli contractau yn ganolog
  2. dull cytunedig o ymdrin â fframweithiau

Dull:

  • Cytuno ar sgôp ar gyfer adolygu
  • Archwilio'r potensial ar gyfer swyddogaeth ganoledig yn y maes hwn
  • Datblygu cytundeb ar gyfer newid

Peirianneg a dylunio

Y syniad yw cael ymagwedd gyfunol at y tîm dylunio peirianyddol.

Dull:

  • Pennu cwmpas
  • Adolygu cyllidebau/trefniadau cyllido, strwythurau, rhaglenni gwaith a phrosesau
  • Datblygu'n gryno a chytuno ar achos busnes
  • Datblygu amserlen glir ar gyfer cyflawni

Cludiant

Swyddogaeth gludiant ganolog.

Dull:

  • Archwilio syniad swyddogaeth ganolog
  • Datblygu cynnig yn achos busnes ar gyfer newid
  • Ystyried cyfleoedd cam 2 i ddatblygu modelau mewnol, partneriaeth neu allanol

Prosiect Rheolwr Prosiect
Gweinyddu Busnes Sophie Vaughan
Cynllunio Busnes, Perfformiad a Gwybodaeth   Nicola Kneale & Craig Berry
Cyswllt Cwsmer Ffion Angharad
Peirianneg a Dylunio Tom Booty
Systemau Ariannu Gweinyddol Alan Smith
TGCh Barry Eaton
Marchnata Sian Owen
Reholi Caffael, Comisiynu a Chontractau Ann Lloyd
Rheoli Prosiectau Catrin Roberts HR
Symleiddio Prosesau: Cam 1: Taflenni Amser Sarah Wainwright
Cludiant Vince Russell
Datblygu a Hyfforddi’r Gweithlu Ben Chandler ac Andrea Malam

Mae pob Arweinydd Prosiect ar waith, maent wedi cael rhaglen sefydlu a chylch gwaith clir o'r hyn y disgwylir iddynt ei gwmpasu.

Mae arweinwyr wedi darparu eu dull arfaethedig o gasglu a dadansoddi gwybodaeth, ac i'w prosiect yn ei gyfanrwydd, gydag amserlenni drafft. Mae hyn er mwyn i ni allu sicrhau, cyn belled ag y bo modd, ein bod wedi cynllunio ymgysylltiad â gwasanaethau, a hefyd fel y gellir cynnwys unrhyw addasiadau i ddyddiadau cychwyn a llinellau amser y prosiect.

Bydd casglu a dadansoddi gwybodaeth fanylach yn dechrau, gydag argymhellion manylach i'w dilyn.

Pecynnau Gwaith: Cyhoeddir crynodebau disgrifiad ar gyfer pob prosiect yr wythnos hon hefyd.

Cadwch lygad allan am ddiweddariadau pellach wrth i'r prosiect fynd yn ei flaen.

Cwestiynau a ofynnir yn aml blaenorol

Beth yw’r Arolwg Gwasanaethau Cefnogi Corfforaethol?

Mae’r Cyngor yn y broses o adolygu gwaith timau corfforaethol sydd yn cefnogi gwasanaethau, yn newid y modd rydym yn gweithio drwy wahanu swyddogaethau cyflwyno a chefnogi, gyda’r bwriad o greu gwasanaeth cefnogol llai, mwy effeithiol. Rydym wedi sefydlu Bwrdd Prosiect er mwyn cysidro hyn i gyd mewn manylder.

Byddwch yn gweld yr acronym CSSR yn cael ei ddweud a’i weld mewn negeseuon cyfathrebu.

Felly pam ydym yn gwneud hyn?

Rydym yn credu nad ydy’r ffordd bresennol o gefnogi gwasnaethau yn gytbwys ar draws y sir. Mae’r sefydliad hefyd wedi lleihau mewn maint, i’r fath raddau dros y blynyddoedd fel bod angen i ni edrych ar yr isadeiledd mewn gwasanaethau, er mwyn sicrhai bod yr hyn yr ydym yn ei wneud ar hyn o bryd yw’r modd mwyaf effeithiol.

Cyn i ni lunio’r ateb, bydd angen i ni gysidro gwaith pob swyddogaeth yn drwyadl, er mwyn cael dealltwriaeth glir o sut mae popeth yn gweithio a chysidro unrhyw faterion sy’n codi gan wasanaethau cyn y gallwn barhau a’r gwaith o greu model waith newydd.

Mae’r Bwrdd o’r farn ei fod am gynllunio a chyflwyno model gadarn sy’n gweithio ac o fydd i’r awdurdod. Rydym hefyd yn ymrwymo i wrando ar adborth staff.

Pa feysydd gwaith fyddwn yn ei gysidro?

Y gwasanaethau fydd yn rhan o’r broses fydd: TGCh, Cyllid, Adnoddau Dynol, Cynllunio Busnes a Pherfformiad, y Wasg a Chyfathrebu, Rheolaeth Prosiect, Ymchwil, Marchnata, Hyfforddiant, gwaith gan ymgynghorwyr/asiantaethau, gweinyddiaeth, Cynorthwywyr Personol, caffael, rheolaeth cytundebau a cheisiadau Rhyddid Gwybodaeth.

Beth fydd yn digwydd nesaf?

Byddwn yn cynnal cyfres o weithdai darganfod er mwyn dod i ddeall y swyddogaethau, prosesau, anghenion y busnes a’r materion sy’n codi yn y gwasanaethau fydd yn ffurfio rhan o’r adolygiad. Pan fydd gennym yr holl wybodaeth sydd ei angen, byddwnnyn gallu cysidro ffyrdd arfaethedig o gyflwyno’r gwasanaethau cefnogi. Bydd Rheolwyr Canol yn ymwneud a’r gwaith fydd yn deillio o’r gweithdai.

Byddwn yn darparu diweddariadau cyson i chi drwy Linc ac os oes gennych unrhyw gwestiynau yn y cyfamser, cysylltwch â’ch rheolwr llinell.


Terfynau amser

Dyddiad Terfyn Manylion
Chwe 2019
  • Gweithdai Darganfod gyda Penaethiaid Gwasanaeth a Rheolwyr Canol

Cwblhawyd

Mawrth 2019
  • Dadansoddiad o ganfyddiadau y Gweithdy Darganfod

Cwblhawyd

Ebrill / Mai 2019
  • Awgrymiadau cychwynnol ar gyfer newidiadau
  • Gweithdai dylunio i edrych ar y syniadau cychwynnol hyn
  • Cynigion ac awgrymiadau – trafodwyd a phrofwyd drwy’r Bwrdd Prosiect, Uwch Dîm Arweinyddiaeth a gyda staff allweddol
  • Trafodaethau targed gyda grwpiau allweddol o staff

Cwblhawyd

Mehefin 2019
  • Dull o fynd ati gyda’r dyluniad, a therfynau amser ar gyfer gweithredu – trafodwyd a phrofwyd gyda'r Bwrdd Prosiect, Rheolwyr Canol (Mewn Cynhadledd Arweinyddiaeth) a'r Uwch Dîm Arweinyddiaeth
  • Nodwyd y Rheolwyr Prosiect

Cwblhawyd

  • Rheolwyr Prosiect i fynd i hyfforddiant a fydd o gymorth gyda chyflawniad y rhaglen.
Gorffennaf 2019
  • Rheolwyr Prosiect yn dechrau gweithio ar eu prosiectau
Dyddiadau i’w cadarnhau
  • Briffio’r Cyngor pan mae’r model yn cael ei gadarnhau/gorffen
  • Ymgynghoriad Staff (ymgysylltiad a gwybodaeth a ryddhawyd drwy gydol y prosiect)


Diweddariad blaenorol:

Mehefin 2019

Ebrill 2019

Ers ein diweddariad diwethaf mae llawer o waith wedi cael ei wneud i ddatblygu cynlluniau ar gyfer prosiectau penodol yn yr Adolygiad Gwasanaethau Cefnogol Corfforaethol.

Dyma'r prif swyddogaethau gwasanaeth cefnogi sydd wedi codi o'r gweithdai fel rhai sydd â'r potensial i newid yng ngham 1 yr Adolygiad. Bydd timau prosiect yn cael eu sefydlu i edrych yn fanylach ar y meysydd canlynol:

  • Gweinyddiaeth Busnes
  • Cynllunio Busnes, Perfformiad, Gwybodaeth a Data
  • Cyswllt Cwsmer
  • Peirianneg a Dylunio
  • Systemau Gweinyddu Cyllid
  • TGCh
  • Marchnata
  • Caffael, Comisiynu a Rheolaeth Prosiect
  • Rheolaeth Prosiect
  • Symleiddio prosesau
  • Cludiant
  • Datblygu’r Gweithlu ac Hyfforddiant

Mae'r Uwch Dim Arweinyddiaeth wedi ystyried cynigion y tîm prosiect ac wedi cytuno bod y meysydd hyn yn haeddu ymchwiliad pellach. Bydd pob un o'r uchod yn cael eu rheoli fel prosiectau ar wahân a bydd hyn yn caniatáu i ni ddefnyddio wahanol ddulliau.

Bydd angen arweinwyr prosiect ar gyfer y rhan fwyaf o'r rhain, a gall rheolwyr canol gael cynnig secondiad ar gyfer y rolau hyn.

Y camau nesaf fydd creu cytundeb eang ar gyfer newid gyda rheolwyr canol a'r grŵp staff ehangach, cytuno ar ddull a chwmpas pob prosiect, gan gynnwys y swyddi yr effeithir arnynt, a blaenoriaethu'r gwaith.

Fel rhan o waith y prosiect, cynhelir “Gweithdai Dylunio” gyda staff a rhan-ddeiliaid allweddol i brofi sut y gallai'r cynigion weithio.

Dylai unrhyw reolwr canol a hoffai hyrwyddo un o'r meysydd prosiect hyn gysylltu ag Alan Smith neu eu Pennaeth Gwasanaeth.

Mawrth 2019

Rydym wedi cwblhau’r gweithdai ymchwilio ac wedi casglu llawer o wybodaeth am y gwasanaethau cefnogi rydych yn ei ddarparu neu ei dderbyn ac am bwysigrwydd cael gwasanaethau cefnogi da ar wasanaethau gweithredol. O’r broses, rydym wedi adnabod rhai meysydd gwaith fydd yn cael eu cynnwys ar gyfer rhaglen o waith pellach. Mae’r gweithdai wedi bod yn hynod o bositif ac nid yn unig beth y gallwn ei wneud yn wahanol, ond syniadau ynghylch gwelliant i brosesau; systemau y gellid eu defnyddio’n wahanol ac yn well; a chwestiynau ynghylch pam rydym yn cyflawni rhai pethau o gwbl!

Rydym yn deal for rhai pryderon wedi cael eu mynegi yn ystod y gweithdai ynghylch y pwysigrwydd o wybodaeth drylwyr am wasanaethau a cholli rhai gwasanaethau cefnogi allweddol sydd yn hanfodol ar gyfer cyflwyno’n weithredol. Yr egwyddor ynghlych yr adolygiad yw cael gwasanaeth cefnogi sy’n cefnogi gwasanaethau ‘n effeithiol ac mae hi’n bwysig nodi na fyddwn yn argymell unrhyw beth fydd yn rhagfarnu gwaith y gwasanaethau gweithredol.

Yn ystod y gweithdai hyn, rydym wedi cadw cofnod o rai o’r brîf gwestiynau ac rydym yn cynnig yr atebion isod:

Oes na farn bendant am beth mae canoli yn ei feddwl, ac a fydd hyn yn bwysicach na chanfod arbedion neu welliannau i ansawdd?

Does dim barn bendant ynghylch canoli, dim ond disgwyliad y bydd yr adolygiad yn arbed arian ac mi fyddwn yn gallu cyflwyno gwasanaethau cefnogi mewn ffordd wahanol, yn ystyried pob syniad i wella pethau o fewn yr angen i arbed arian. Yn benodol, rydym am gyflwyno gwasanaeth cefnogi sydd yn cwrdd ag anghenion gwasanaethau gweithredol.

Beth yw’r amserlen am hysbysu staff am ba feysydd fydd yn cael eu heffeithio?

Rydym wedi gorffen y cam ymchwilio a’r cam nesaf fydd y cam dylunio, fydd yn cael ei gwblhau erbyn diwedd Ebrill. Byddwn wedi creu dyluniad gwasanaethau drafft erbyn Mehefin 2019.

Oes yna esiamplau o fodelau canoli eraill sydd wedi llwyddo mewn cynghorau eraill?

Oes, mae esiamplau yn Lloegr lle mae hyn wedi gweithio’n dda. Mae cynghorau Lloegr wedi profi toriadau llym o ganlyniad i’r sefyllfa gyllidol ac mae rhai wedi newid y modd y maent yn cyflwyno gwasanaethau cefnogi.

Sut y gallwn sicrhau bod y wybodaeth am y busnes yn cael ei gynnal mewn unrhyw fodel canoli?

Mae hwn yn gwestiwn hynod o bwysig sydd wedi cael ei godi yn y gweithdai ac mi fydd yn ofyniad ansawdd bwysig ar gyfer dyluniadau unrhyw fodel. Rydym wedi ymrwymo i weithio gyda gwasanaethau er mwyn cyflawni hyn.


Cam nesaf y broses fydd y Cam Dyluniad, ac eto mi fydd y cam hwn yn golygu cynnal nifer o weithdai gydag uwch reolwyr wrth i ni symud ymlaen gyda’r gwaith o adnabod ffyrdd i gyflwyno’r gwasanaethau cefnogi. Bydd hyn yn seiliedig ar y wybodaeth a’r syniadau a gafwyd o’r gweithdai ymchwilio. Bydd cyfleoedd i staff gyfrannu wrth i’r prosiect symud ymlaen. Byddwn yn eich hysbysu am hyn yn fuan.


Ionawr 2019