Llawlyfr ar gyfer Rheolwyr Gwirfoddolwyr 

Cyflwyniad

Mae gwirfoddolwyr wedi chwarae rhan bwysig i ddarparu gwasanaethau’r Cyngor am nifer o flynyddoedd ac fe’i gwerthfawrogir yn fawr. Mae gwirfoddolwyr heddiw yn cyflawni amrywiaeth i rolau ar draws Sir Ddinbych gan gynnwys y rhai o fewn eich llyfrgell neu safleoedd treftadaeth, Archifau Dinbych ac yng Nghefn Gwlad i enwi ond y rhai. Mae’r llawlyfr hwn yn egluro sut allwch chi ymgysylltu â gwirfoddolwyr i gefnogi ein gwasanaethau, beth ddylech wneud i reoli gwirfoddolwyr yn effeithiol, a lle gallwch fynd i gael cefnogaeth.

Yn aml, mae’r rhai a fydd yn elwa fwyaf o wirfoddoli yn wynebu’r rhwystrau mwyaf. Mae tystiolaeth yn awgrymu bod yr unigolion canlynol yn fwy tebygol i ennill canlyniadau cadarnhaol o wirfoddoli:

  • pobl hŷn
  • grwpiau economaidd-gymdeithasol is
  • di-waith
  • byw gyda chyflyrau iechyd corfforol cronig
  • rhai gyda lefelau lles isel
  • y rhai sy’n profi newidiadau mawr mewn bywyd megis ymddeol neu brofedigaeth

Rhaid i ni sicrhau bod unrhyw gyfleoedd gwirfoddoli yn hygyrch i bawb, ac i geisio annog y rhai o’r grwpiau uchod i gymryd rhan. Gall wirfoddoli roi synnwyr o bwrpas, hunaniaeth ac o berthyn.

Sylwch fod gwahaniaethau rhwng Gwirfoddoli a Phrofiad Gwaith, yn bennaf y rheswm dros chwilio am gyfleoedd gwirfoddoli neu brofiad gwaith, ac felly cynghorir Rheolwyr sy’n cefnogi ceisiadau profiad gwaith neu leoliad gwaith, ddarllen y Canllawiau Profiad Gwaith.

Rheoli Staff sy'n Gwirfoddoli

Gall ein gweithwyr ein hunain ddymuno gwirfoddoli, un ai gydag adran arall yn y Cyngor, neu gydag elusen neu gorff allanol, a dylent gael cymeradwyaeth rheolwr cyn ymrwymo. Sicrhewch eich bod yn trafod hyn gydag eich aelod o staff, er mwyn bod yn fodlon nad yw eu gwaith gwirfoddoli yn creu gwrthdaro buddiannau, a bod yn ymwybodol o’r ymrwymiadau amser mae hyn yn ei olygu. Mae staff yn gallu derbyn 5 diwrnod o Absenoldeb i Wirfoddoli bob blwyddyn, ond dylent geisio cyflawni gweithgareddau gwirfoddoli o fewn eu hamser eu hunain lle bynnag bosibl. Cyfeiriwch at y Polisi Amser i Ffwrdd o’r Gwaith i gael rhagor o wybodaeth am Absenoldeb i Wirfoddoli.

Caniateir absenoldeb gwirfoddoli yn unol ag anghenion busnes, ac mae meysydd penodol y dylech drafod gydag eich aelod o staff cyn iddynt gynnal ac ymrwymo i gyflawni gweithgareddau gwirfoddoli:

  • Beth fyddent yn ei wneud? Efallai na fydd rhai gweithgareddau gwirfoddoli yn ymwneud â gwaith am dâl y gweithiwr, ond gall rai fod yn benodol er mwyn gwneud y mwyaf o’u sgiliau proffesiynol. Cefnogir y ddau, os nad ydynt yn achosi gwrthdaro buddiannau gyda’u swyddi yn y Cyngor.
  • Beth yw’r ymrwymiad amser? A fydd y gweithiwr yn cyflawni hyn yn ystod y nos, penwythnosau, yn ystod eu hamser cinio ac ati, neu a fyddent angen amser i ffwrdd o’r gwaith? A fydd angen iddynt gwblhau sesiynau hyfforddiant? Dylid cytuno ar faint a gyflawnir yn amser rhydd y gweithiwr, a faint o hyblygrwydd allwch chi ganiatáu yn unol ag anghenion busnes a pholisïau.
  • Trafodwch anghenion busnes h.y. os yw’r gweithiwr wedi trefnu i wirfoddoli yfory ond os fydd aelod arall o staff yn dod yn sâl ac angen i rywun lenwi mewn, a fyddent yn dal i allu gwirfoddoli? Beth yw disgwyliad yr elusen/corff maent yn gwirfoddoli gyda nhw? Lle bynnag bosibl, dylid cefnogi gwirfoddoli, ond rhaid cynnal trafodaeth i archwilio’r holl ddewisiadau mewn digwyddiad o anghenion busnes brys.
  • Beth fyddent yn ennill o wirfoddoli? A oes ffordd y gallwch gefnogi eu profiad neu ddatblygiad hefyd?

Rydym yn ceisio cefnogi staff sy’n gwirfoddoli, fodd bynnag efallai y bydd adegau lle nad allwn gymeradwyo gweithiwr sy’n cyflawni gweithgaredd gwirfoddoli oherwydd gwrthdaro buddiannau, neu oherwydd anghenion busnes, megis yr amser i ffwrdd sydd ei angen. Os mai hyn yw’r achos, trafodwch hyn gyda’ch gweithiwr, gan egluro’r rhesymau yn eglur. Gall weithwyr sy’n anhapus gyda’r penderfyniad, atgyfeirio’r mater i reolwr eu rheolwr er mwyn ailystyried, a bydd eu penderfyniad nhw’n derfynol.

Gwirfoddolwyr yn cysylltu â chi

Efallai y bydd gwirfoddolwyr yn cysylltu i holi am gyfleoedd gwirfoddoli neu i fynegi diddordeb, er nad ydych chi wedi hysbysebu cyfleoedd. Os fydd hyn yn digwydd, dylech ystyried os oes gennych gyfle gwirfoddoli i gynnig i’r unigolyn.

Os nad oes gennych gyfle, ac os nad allwch letya hyn, rhowch wybod iddynt gan ddiolch iddynt am fynegi diddordeb, ac egluro nad oes gennych gyfle i wirfoddoli ar hyn o bryd, a chyfeiriwch hwy at Gyngor Gwasanaethau Gwirfoddol Sir Ddinbych sy’n cydlynu holl weithgareddau gwirfoddoli Sir Ddinbych a all eu cefnogi i ddod o hyd i gyfleoedd gwirfoddoli addas.

Os allwch chi letya cais neu gyfle i wirfoddoli, darllenwch y canllaw hwn, o’r adran Dewis Gwirfoddolwr ymlaen. Byddwch angen casglu gwybodaeth ddigonol gan y gwirfoddolwr er mwyn eu cefnogi yn eu tasgau, ac argymhellwn eich bod yn gwneud hyn trwy ofyn iddynt gwblhau Ffurflen Wybodaeth Gwirfoddolwyr. Eich cyfrifoldeb chi fel rheolwr yw trefnu i’r gwirfoddolwr ddechrau, a dylech ond gysylltu ag AD yn ystod y broses os oes angen cynnal gwiriad GDG, neu i gael cyngor.

Datblygu Syniadau ar gyfer Gwirfoddoli

Er mwyn datblygu syniadau ar gyfer gwirfoddoli, yn gyntaf dylech lunio Disgrifiad o’r Rôl Gwirfoddoli. Dylech gysylltu â rheolwr priodol yn ystod y cam hwn i sicrhau eu bod yn hapus bod eich safle/tîm/prosiect yn derbyn gwirfoddolwyr newydd, yn arbennig os fydd angen talu treuliau. Yn y pendraw, dylai’r penderfyniad i ymgysylltu ag unrhyw wirfoddolwyr newydd gael ei wneud gan y rheolwr perthnasol.

Hysbysebu

Dylai’r cyfle gael ei hysbysebu ar dudalennau Gwirfoddoli gwefan Cyngor Sir Ddinbych. Bydd gofyn i bob gwasanaeth gyflwyno ffurflen gais gwe i’r tîm gwe, a chaniatáu 10 diwrnod gwaith iddynt uwchlwytho’r cyfle. Cyfrifoldeb y gwasanaeth darparu yw sicrhau cyfieithiad o’r hysbyseb. Efallai y bydd y rheolwyr hefyd yn dymuno hysbysebu trwy Gyngor Gwasanaethau Gwirfoddol Sir Ddinbych, a dylent gysylltu â nhw trwy engagement@dvsc.co.uk i drafod.

Dewis Gwirfoddolwr

Anogir i wirfoddolwyr posibl gwblhau Ffurflen Wybodaeth Gwirfoddolwyr, fodd bynnag, os ydych yn teimlo eich bod wedi derbyn digon o wybodaeth o ffynhonnell arall (h.y. trafodaethau wyneb yn wyneb neu trwy ddiwrnod agored i wirfoddolwyr), efallai na fydd angen i chi ofyn i’r gwirfoddolwr gwblhau’r ffurflen.

Fodd bynnag, mae croeso i chi ddefnyddio’r ffurflen os ydych yn teimlo mai dyma’r ffordd fwyaf addas i’ch Gwasanaeth gasglu’r wybodaeth ofynnol.  

Os ydych wedi derbyn nifer o ddatganiadau o ddiddordeb ar gyfer rôl gwirfoddoli, neu os yw’r rôl yn golygu gweithio gyda phlant neu oedolion diamddiffyn, dylech siarad gyda phob gwirfoddolwr i gael mwy o wybodaeth. Bydd hyn ar ffurf trafodaeth anffurfiol lle gallwch ddarganfod eu rhesymau dros chwilio am gyfle gwirfoddoli a bydd hyn yn eich helpu i wneud penderfyniad ar sail gwybodaeth. Bydd hyn yn cynnwys gofyn am eu rheswm a chymhelliad i fod eisiau gwirfoddoli.

Fel rhan o’r drafodaeth, dylech wneud yn glir i’r gwirfoddolwr posibl am y tasgau yr ydych angen iddynt eu cyflawni, yn ogystal â chytuno gyda nhw am eu hargaeledd. Rhaid i chi ystyried hyn cyn y drafodaeth, os oes gennych ofyniad amser lleiafrif ar gyfer y weithgaredd arfaethedig.

Os ydych yn ystyried bod gwirfoddolwr yn anaddas ar gyfer eich gweithgaredd gwirfoddoli, mae’n arfer da i roi gwybod iddynt, ac i’w hatgyfeirio yn ôl ar Gyngor Gwasanaethau Gwirfoddol Sir Ddinbych a sefydliadau gwirfoddol eraill perthnasol os yw’n briodol.

Gwiriadau recriwtio mwy diogel

Gofynnir i holl wirfoddolwyr ddarparu tystiolaeth o’u Hawl i Weithio yn y DU, a bydd rheolwyr yn gyfrifol am wirio’r ddogfen, a chadw copi yn eu ffolder personol. Mae copi o ba dystiolaeth sy’n addas wedi’i atodi i’r Llawlyfr hwn.

Bydd rhai cyfleoedd gwirfoddoli yn gofyn i’r gwirfoddolwyr gael gwiriad GDG ehangach h.y. os yw’r rôl yn golygu gweithio gyda phlant neu oedolion diamddiffyn. Yn yr achosion hyn, mae’r rheolwr yn gyfrifol am dderbyn dau geirda. Dylai’r geirdaon ddod o gyflogwr presennol/diwethaf neu os yw gwirfoddolwyr wedi ymddeol, yn hunangyflogedig, di-waith neu’n fyfyriwr, dylid cael geirda cymeriad.  Anfonwch fanylion cyswllt y gwirfoddolwyr i AD ar gyfer gwiriad GDG ehangach.

Ar gyfer rhai rolau, nid oes angen geirdaon, fodd bynnag penderfyniad y rheolwr yw hyn. Mae nifer o wirfoddolwyr yn dewis cymryd rhan mewn gweithgaredd nad oes ganddynt brofiad blaenorol ohono e.e. Cyfrifydd sydd wedi ymddeol yn gweithio mewn Archifau Digidol.  Rhaid i reolwyr ystyried natur y tasgau sy’n cael eu cyflawni, pwy fydden nhw’n cysylltu â nhw, un ai wyneb yn wyneb neu o bell, a pha wybodaeth fydd geirda yn ei ddarparu, wrth benderfynu os oes angen geirda ar gyfer y rôl. Gweler yr esiamplau isod fel canllaw:

  • Bydd gwirfoddolwr yn cyflawni gwaith codi wal gerrig, ac yn gweithio o fewn grŵp o dan oruchwyliaeth. Nid oes gyswllt gyda phlant neu oedolion diamddiffyn. Mae’r rheolwr yn penderfynu nad oes angen geirda.
  • Bydd gwirfoddolwr yn helpu i drefnu ein Harchifau digidol ac efallai gyda mynediad i wybodaeth gyfrinachol. Nid yw’r rôl yn gofyn am wiriad gan y Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd ond oherwydd y posibilrwydd fod angen cadw cyfrinachedd, mae’r rheolwr wedi penderfynu gofyn am eirda gan eu cyflogwr diwethaf.  
  • Bydd gwirfoddolwr yn ymweld ag ysgol ddwywaith yr wythnos i helpu plant i ddarllen. Felly mae’n ofynnol cael gwiriad GDG ehangach ar gyfer y rôl, a bydd y rheolwr yn gofyn am ddau eirda.

Nodwch mai cyfrifoldeb y rheolwr yw derbyn geirda, ac mae templed wedi’i atodi i’r Llawlyfr hwn.

Os yw’r rôl yn cynnwys gwaith ymarferol, efallai y bydd angen gwiriad iechyd. Gofynnwch i AD anfon Gwyliadwriaeth Iechyd, yn yr un modd â gweithiwr yn cyflawni’r weithgaredd.  

Gwiriadau GDG

Mae’n bwysig asesu os oes angen gwiriad y Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd (GDG) ar y gwirfoddolwr. Darllenwch Bolisi GDG a Pholisi Diogelu y Cyngor i gael canllawiau pellach.

Dylai gofyniad am wiriad GDG gael ei gynnwys yn swydd-ddisgrifiad ar gyfer y gwirfoddolwr. Mae’r gofyniad yn ddibynnol ar y weithgaredd a gaiff ei gyflawni, a dylech sicrhau gwirfoddolwyr nad yw gwiriad yn golygu unrhyw droseddau ar eu rhan nhw.

Yn gyffredinol, bydd gwirfoddolwr sy’n darparu gofal, cyfarwyddyd neu addysg ar gyfer yr un plentyn/grŵp o blant 4 gwaith y mis, neu sy’n gweithio mewn lleoliad rheoledig, angen gwiriad GDG. Mae gwirfoddolwyr sy’n darparu unrhyw fath o ofal personol (gan gynnwys delio â materion ariannol) ar gyfer oedolyn (os ydynt yn ddiamddiffyn ai peidio) angen gwiriad GDG.

Dylai holl wirfoddolwyr gael Swydd-Ddisgrifiad Gwirfoddolwr ynghlwm eu gweithgaredd. Mae’r Goruchwyliwr Gwirfoddoli yn gyfrifol am lunio’r Swydd-Ddisgrifiad ac asesu os yw rôl gwirfoddolwr angen gwiriad GDG. Ni ddylai gwirfoddolwyr ddechrau eu gweithgaredd tan derbyn gwiriad GDG.

Dylai Goruchwylwyr Gwirfoddoli sicrhau adolygiad rheolaidd o bolisïau a gweithdrefnau Diogelu’r Cyngor. Bydd hyn yn sicrhau bod pawb yn glynu at arferion gorau cyfredol o ran diogelu.

Cyn i'r gwirfoddolwr ddechrau

Cyn diwrnod cyntaf y gwirfoddolwr, dylai’r Goruchwyliwr Gwirfoddoli sicrhau bod yr holl weithwyr a gwirfoddolwyr eraill yn ymwybodol o’r ffaith bod gwirfoddolwr newydd yn ymuno â’r tîm, ac yn egluro’n glir pa weithgareddau y disgwylir iddynt gyflawni.

Dylai reolwyr adolygu eu Hasesiadau Risg a Gweithdrefnau Gweithio cyfredol i weld os ydynt yn gymwys ac i benderfynu os oes angen unrhyw fesurau ychwanegol. Os canfyddir unrhyw fesurau ychwanegol, cynghorir rheolwyr i gofnodi’r mesurau ychwanegol ar ei hasesiad risg cyfredol.

Yn ogystal â’r uchod, dylech ystyried y canlynol cyn i wirfoddolwyr ddechrau eu tasgau.

  • Adnoddau a chyfarpar e.e. cyfarpar diogelu personol, dillad personol ar gyfer y swyddogaeth, cyfrifiadur ac ati.
  • Pwy fydd eu cydweithwyr, trefniadau ar y diwrnod cyntaf – cwrdd â’r gwirfoddolwr, trefnu amser i roi cyfarwyddiadau i’r unigolyn.
  • Pa wybodaeth a dogfennau defnyddiol fydd angen rhoi i’r gwirfoddolwr e.e. unrhyw brosesau, polisi iechyd a diogelwch ac ati.
  • Sicrhau eu bod yn ymwybodol o’r cyfrifoldeb sydd ganddynt i ddiogelu plant ac oedolion, a’u bod yn ymwybodol o’r Swyddogion Diogelu Dynodedig.
  • Iechyd a Diogelwch – pa wybodaeth / canllawiau sy’n berthnasol ar gyfer y gwirfoddolwr?
  • A fydd disgwyl i’r gweithiwr weithio ar ei ben ei hun, ac os felly, pa asesiad risg a chefnogaeth barhaus sydd yn ei le ar gyfer hyn?
  • Pwy fydd yn gyfrifol am ddarparu’r gefnogaeth barhaus yn ystod y gweithgaredd gwirfoddoli ac ar gyfer gosod tasgau?

Cyfarfod Sefydlu

Gall y diwrnod cyntaf ar gyfer gwirfoddolwr newydd fod yn frawychus, felly dylech fod yn groesawgar a gwneud i’r gwirfoddolwr deimlo’n gyfforddus. Dylech sicrhau y cynhelir cyfarfod sefydlu safle/tîm llawn. Sicrhewch eich bod yn cyflwyno’r gwirfoddolwr i’r gweithwyr/gwirfoddolwyr eraill gan wneud iddynt deimlo’n rhan o’r tîm. Sicrhewch hefyd eich bod yn hysbysu’r gwirfoddolwyr y gallent wrthod ceisiadau a wneir os ydynt yn afrealistig, tu hwnt i gwmpas eu rôl neu os nad ydynt yn teimlo bod ganddynt y sgiliau priodol i’w cyflawni.

Gallwch benderfynu darparu bathodyn adnabod i’r gwirfoddolwr, yn arbennig os fyddent yn dod i gyswllt â phobl allanol. Os hoffech greu bathodyn adnabod ac os nad oes gennych yr adnoddau i wneud hyn i fewn eich gwasanaeth/adeilad eich hun, anfonwch y manylion i AD er mwyn iddynt argraffu bathodyn adnabod.

Bydd gwirfoddolwyr yn cael mynediad ar fodiwlau e-ddysgu ar-lein Cyngor Sir Ddinbych. Nid yw’r rhain yn orfodol, ond efallai bod rhai ohonynt yr hoffech iddynt gyflawni yn y rôl, e.e. y modiwl diogelu ar gyfer rolau sy’n ymwneud â’r cyhoedd. Gofynnwch i’r gwirfoddolwr roi gwybod i Adnoddau Dynol (01824 706200 neu hrdirect@denbighshire.gov.uk) os ydynt yn dymuno cael mynediad at y modiwlau, a bydd AD yn eu darparu gyda manylion mewngofnodi.

Ffolder Personol y Gwirfoddolwr

Dylech hefyd gadw ffolder personol ar gyfer bob gwirfoddolwr. Mae’r cyfarfod sefydlu yn amser delfrydol i weithio ar y ffolder. Dylai’r ffolder gynnwys eu manylion cyswllt, yn ogystal â chyswllt mewn argyfwng. Dylai’r ffolder hefyd gynnwys copi o Swydd-Ddisgrifiad y Gwirfoddolwr, cyfatebiaeth gan eirdaon yn ogystal â nodiadau o unrhyw sesiynau goruchwylio rydych yn eu cyflawni.

Goruchwylio Gwirfoddolwyr o ddydd i ddydd

Bydd holl wirfoddolwyr yn derbyn y cymorth a’r oruchwyliaeth briodol yn eu gweithgaredd. Bydd lefel yr oruchwyliaeth yn cyd-fynd â natur y swydd a phrofiad y gwirfoddolwr. Bydd gan bob gwirfoddolwr Oruchwyliwr Gwirfoddoli dynodedig, rhywun sydd ar gael yn rheolaidd os oes problemau yn codi neu os oes angen cymorth neu gefnogaeth.

Unwaith y cynhelir cyfarfod sefydlu, ac unwaith i’r gwirfoddolwr ddechrau eu gweithgaredd, sicrhewch eich bod yn:

  • Cynnal sesiynau ‘goruchwylio’ rheolaidd, anffurfiol gyda’ch gwirfoddolwyr
  • Cynnig hyfforddiant perthnasol
  • Delio gydag unrhyw faterion/cwynion yn brydlon

Mae hefyd yn arfer da i gytuno ymlaen llaw gyda'r gwirfoddolwr, o ran unrhyw adegau na fyddent ar gael, fel y gallwch ystyried unrhyw barhad i ofynion gwasanaeth. Cofiwch, nid oes angen i wirfoddolwyr lynu ar bolisi Gwyliau Blynyddol y Cyngor. Fodd bynnag, dylai gwirfoddolwyr roi gwybod i chi os na fyddent ar gael ar gyfer eu tasg am unrhyw gyfnod. Os ydych yn pryderu am bresenoldeb afreolaidd gwirfoddolwr, trefnwch i gael trafod hyn gyda nhw, a cheisiwch gytuno ar ddatrysiad. Os nad yw’r gwirfoddolwr yn gallu sicrhau presenoldeb rheolaidd, gallwch benderfynu terfynu eu cyfranogiad gyda’r gwasanaeth.

Mae cyfraniad gwirfoddolwyr yn amhrisiadwy i ddarparu ein gwasanaethau, ac felly mae’n hanfodol ein bod yn dangos eich diolch iddynt yn rheolaidd. Cofiwch, maent yn rhoi eu hamser ac ymdrechion am ddim, ac yn aml mae’n hawdd esgeuluso eu rôl. Gall ddweud ‘Diolch’ wneud gwahaniaeth gwirioneddol i wirfoddolwr a helpu i gadw gwirfoddolwyr.

Dyletswydd Gofal

Mae’r Cyngor yn cynnal dyletswydd gofal i holl staff a gwirfoddolwyr CSDd, yn ogystal ag unrhyw ddefnyddwyr gwasanaeth/trigolion sy’n derbyn ein gwasanaethau. Felly, os yw Gwasanaeth y Cyngor yn ymgysylltu â chorff allanol i ofyn iddynt ddarparu cymorth gwirfoddol ar ran y Cyngor, mae gan y Rheolwr gyfrifoldeb i sicrhau y bydd y tasg yn cael ei gynnal mewn ffordd ddiogel. Mae hyn yn cynnwys sicrhau bod y gwiriadau diogelu priodol yn eu lle (geirda, GDG), bod asesiadau risg wedi cael eu cynnal, bod  cyfarpar diogelu personol wedi cael eu darparu os yw’n briodol a darparu unrhyw hyfforddiant neu sefydlu perthnasol. Mae’n arfer da i sicrhau bod cymorth parhaus ar gael i’r gwirfoddolwr trwy gydol eu gweithgareddau. Mae hyn er diogelwch y gwirfoddolwr ac unrhyw ddefnyddiwr gwasanaeth/trigolion, yn ogystal â chreu profiad gwirfoddoli cadarnhaol. Efallai y penderfynir mai’r Cyngor sydd yn y sefyllfa orau i ddarparu’r gwiriadau hyn, ac felly gall y corff allanol basio manylion y gwirfoddolwr i’r Cyngor ei reoli.

Delio gyda Chwynion a Phroblemau Gwirfoddolwyr

Er bod y mwyafrif o wirfoddolwyr yn gweld eu profiad yn foddhaus, gall broblemau ddigwydd yn achlysurol. Gall y mwyafrif o faterion gael eu datrys yn gyflym trwy drafodaethau anffurfiol gyda’r gwirfoddolwr. Fodd bynnag, weithiau mae angen dull mwy ffurfiol. Os yw hyn yn digwydd i chi, dylech ystyried yn ofalus sut y gellir datrys y sefyllfa. Ef enghraifft, efallai eich bod yn teimlo bod angen dod â’r gweithgaredd i ben. Os ydych yn ansicr, ceisiwch gyngor eich rheolwr atebol.

Cwynion am Wirfoddolwyr

Gall gwynion codi am nifer o resymau, gan ddefnyddwyr gwasanaeth, gwirfoddolwr arall neu weithiwr. Os gwneir cwyn yn erbyn gwirfoddolwr dylech geisio ymchwilio i achosion y gŵyn cyn gynted â phosibl. Efallai ei bod yn bosibl datrys y mater yn anffurfiol trwy drafod gyda’r gwirfoddolwr. Ceisiwch gytuno ar newidiadau y dylid gwneud, a therfynau amser ar gyfer y newidiadau hynny.

Os nad yw’n bosibl datrys y broblem trwy drafodaeth anffurfiol, dylech wahodd y gwirfoddolwr i gyfarfod ffurfiol i drafod y materion gyda chi a’ch rheolwr llinell. Dylai’r cyfarfod hwn geisio datrys unrhyw bryderon. Os yw hyn hefyd yn methu, efallai y bydd angen i chi ystyried dod a’r weithgaredd i ben.

Cofiwch nad yw gwirfoddolwyr yn weithwyr cyflogedig, felly nid yw cod ymddygiad y Cyngor yn gymwys, ac ni ddylech geisio dilyn gweithdrefnau anghydfod neu ddisgyblu'r Cyngor.

Cwynion gan Wirfoddolwyr

Gall wirfoddolwyr eu hunain wneud cwyn, er enghraifft am wirfoddolwyr eraill, gweithwyr, defnyddwyr gwasanaeth/cwsmeriaid neu gwynion cyffredinol am y dasg maent yn ei chyflawni. Dylai gwirfoddolwyr deimlo’n gyfforddus i wneud cwyn, a dylech eu sicrhau y bydd popeth yn cael ei drin yn gyfrinachol ac ni fydd yn cael effaith ar barhad eu gweithgaredd.

Mae er lles pawb i ddatrys y materion cyn gynted â phosibl. Gall drafodaeth neu gyfarfod anffurfiol ddatrys unrhyw bryderon sy’n bodoli. Dylech geisio datrys cwynion ar y lefel isaf bosibl. Efallai bod gwirfoddolwyr yn teimlo bod angen cymryd nodiadau yn ystod unrhyw gyfarfodydd, ac mae hyn yn gwbl normal, felly dylech deimlo’n gyfforddus i wneud nodiadau eich hunain.

Beth bynnag yw’r cwynion, dylid delio â nhw yn unol â gweithdrefn gwyno’r Cyngor yn hytrach na Gweithdrefn Anghydfod y Cyngor ar gyfer gweithwyr.

Cydraddoldeb ac Amrywiaeth

Mae gan y Cyngor gyfrifoldeb i ofalu am les gwirfoddolwyr, ac mae’n bwysig ar gyfer morâl gwirfoddolwyr, eu bod yn teimlo ei bod yn cael eu trin yn deg; felly, mae arferion da yn ffordd glir o sicrhau ein bod yn cyflawni ein dyletswyddau fel sefydliad.

Wrth gynhyrchu swydd-ddisgrifiad, neu recriwtio ar gyfer rôl gwirfoddolwr, mae’n bwysig eich bod yn glir nad ydych yn bwriadu creu perthynas dan gontract gyda gwirfoddolwr. Fodd bynnag, fel mater o barch ac urddas, mae gwirfoddolwyr yn haeddu cael eu trin yn deg ac yn gynhwysol lle bynnag bo hynny’n rhesymol.

Dylai gwirfoddolwyr gael copi o Lawlyfr y Cyngor ar gyfer Gwirfoddolwyr yn ystod eu cyfarfod sefydlu. Mae’r llawlyfr yn amlinellu’r safonau a ddisgwylir o ran ymddygiad.

Byddwch yn ymwybodol, er nad yw gwirfoddolwyr yn weithwyr cyflogedig, byddent yn cymryd rhan mewn darparu gwasanaeth ar ran y Cyngor. Felly, bydd eu hymddygiad yn effeithio ar y Cyngor a byddwn gyfrifol dan gyfraith os fydd gwirfoddolwr yn ymddwyn yn amhriodol neu’n anghyfreithlon wrth gyflawni gweithgareddau gwirfoddoli. Mae hyn yn wir, hyd yn oed os nad ydych yn ymwybodol o’r ymddygiad ac os nad oeddech wedi’i gymeradwyo. Disgwylir i wirfoddolwyr weithredu yn unol â’r ddeddfwriaeth cydraddoldeb ac i sicrhau nad ydynt yn gwahaniaethu yn erbyn defnyddwyr gwasanaeth, gweithwyr na gwirfoddolwyr eraill.

Yswiriant

Mae gwirfoddolwyr wedi’u cynnwys o dan bolisïau yswiriant y Cyngor gan fod y gwirfoddolwr yn cyflawni gwaith ar ran ac o dan arweiniad y Cyngor.

Rhaid i chi gwblhau holl wiriadau iechyd a diogelwch perthnasol cyn caniatáu i wirfoddolwyr gyflawni eu tasgau. Gall hyn gynnwys cynnal asesiadau risg a darparu hyfforddiant, megis codi a symud yn gorfforol i leihau unrhyw risgiau.

Os yw gyrru yn rhan o rôl y gwirfoddolwr, neu os fydd treuliau moduro yn cael eu hawlio, dylech sicrhau eich bod wedi gwirio dogfennau gyrru’r gwirfoddolwr cyn dechrau’r dasg. Gwiriwch am:

  • Dystysgrif MOT dilys
  • Yswiriant cyfredol. Dylai gwirfoddolwyr roi gwybod i’w cwmni yswiriant y bydden yn gyrru mewn rôl wirfoddol. Gall rai cwmnïau yswiriant ystyried hyn fel ‘Busnes’ gan o newid premiwm.
  • Tystiolaeth o Dreth Ffordd gyfredol

Treuliau

Nid yw gwirfoddolwyr yn weithwyr cyflogedig felly ni fyddent yn derbyn DIM tâl am y gweithgaredd maent yn ei gyflawni. Fodd bynnag, ni ddylai gwirfoddolwyr fod ‘allan o boced’ am gyflawni gweithgareddau ar gyfer y Cyngor. Bydd y Cyngor yn talu treuliau rhesymol ar gyfer unrhyw un sy’n dewis gwirfoddoli gyda ni, megis milltiroedd os fydd angen gyrru. Gellir talu unrhyw dreuliau a gytunir o flaen llaw trwy “Ffurflen Hawlio i Unigolion nad ydyn yn Staff Sir Ddinbych”, sydd ar gael o Wasanaethau i Gwsmeriaid neu’r adran Gyflogau. Rhaid i’r ffurflen hon gael ei chwblhau, ei hawdurdodi a’i anfon drwy e-bost i APEnquiries@denbighshire.gov.uk.  Dylai gwirfoddolwyr ddarparu manylion banc wrth wneud hawliad fel y gallwn wneud taliadau BACS. Os yw gwirfoddolwyr hefyd angen hysbysiad talu, byddent angen darparu cyfeiriad e-bost er mwyn i gopi o’r hysbysiad talu gael ei anfon iddynt drwy e-bost.

Dylech drafod unrhyw anghenion i hawlio treuliau yn ystod y drafodaeth ddechreuol gyda’r gwirfoddolwr.

Gwirfoddolwyr sy'n hawlio budd-daliadau

Mae gan wirfoddolwyr di-waith yr hawl i wirfoddoli i’r Cyngor wrth hawlio budd-daliadau. Mae gan wirfoddolwyr di-waith sy’n hawlio Lwfans Ceisio Gwaith neu Gredyd Cynhwysol, y rhwymedigaethau canlynol:

  • Parhau i chwilio am waith yn weithredol
  • Mynychu cyfweliadau gyda 48 awr o rybudd
  • Dechrau gweithio o fewn wythnos

Gall wirfoddolwyr di-waith sy’n hawlio budd-daliadau geisio cymorth a gwybodaeth gan yr Adran Gwaith a Phensiynau o ran gwirfoddoli wrth hawlio. Os yw gwirfoddolwr yn hawlio budd-dal analluogrwydd, mae’n gyfrifoldeb arnynt i sicrhau nad ydynt yn torri unrhyw reolau wrth wirfoddoli.

Sir Ddinbych yn Gweithio

Gall rai gwirfoddolwyr geisio’r cyfle i wirfoddoli er mwyn datblygu sgiliau cyflogadwyedd, i ddechrau eu siwrnai gyrfa. Dylai gwirfoddolwyr sy’n byw yn Sir Ddinbych ac yn ddi-waith neu’n weithiwr ar gyflog isel, gael eu hatgyfeirio at Sir Ddinbych yn Gweithio, a all ddarparu hyfforddiant a chymorth i gael cyflogaeth hirdymor.

Llywodraethu Gwybodaeth

Mae rhaid i wirfoddolwyr gydymffurfio â Deddfau Diogelu Data a Rhyddid Gwybodaeth. Dylai’r Goruchwylwyr Gwirfoddoli hysbysu gwirfoddolwyr o’u cyfrifoldebau yn ystod y cyfarfod sefydli gan sicrhau bod yr holl wirfoddolwyr yn deall hyn a/neu gyflawni hyfforddiant priodol lle bod angen.

Symud Ymlaen

Yn yr un modd â gweithwyr cyflogedig, mae nifer o resymau pam y bydd gwirfoddolwr yn terfynu eu cyfranogiad gyda’r Cyngor. Gallent ddewis gadael neu gallwch chi ddewis dod a’u gweithgaredd i ben.

Os yw gwirfoddolwr yn dewis gadael, nid oes angen iddynt roi unrhyw gyfnod o rybudd i chi. Dylech ofyn i wirfoddolwyr roi gwybod i chi cyn gynted â gallent am eu penderfyniad i adael; a bydd cynnal perthynas dda gyda’ch gwirfoddolwyr yn helpu hyn. Cyn i wirfoddolwr adael, mae’n arfer da i gynnal cyfarfod gyda nhw i drafod eu cynnydd yn y weithgaredd, ac os oes ganddynt unrhyw awgrymiadau i’n helpu ni i wella ein hymgysylltiad gyda gwirfoddolwyr yn y dyfodol.

Fel arall, gallwch chi benderfynu terfynu eich gweithgaredd gyda’r gwirfoddolwr. Mae dau brif reswm dros wneud hyn:

  • Mae gan y gweithgaredd ddyddiad terfynu penodol.
  • Nid yw’r gwirfoddolwr bellach yn addas ar gyfer y rôl.

Os oes gan y gweithgaredd ddyddiad terfynu penodol, neu ar fin dod i ben, dylech roi gwybod i’r gwirfoddolwr cyn gynted â phosibl, a’u helpu i ddod o hyd i weithgaredd newydd. Os nad allwch ddod o hyd i unrhyw weithgareddau addas eraill, cyfeiriwch y gwirfoddolwr at Gyngor Gwasanaethau Gwirfoddol Sir Ddinbych. Sicrhewch eich bod yn diolch i’r gwirfoddolwr am eu cyfraniad i’r gwasanaeth.

Os ydych yn credu nad yw’r gwirfoddolwr bellach yn addas ar gyfer y gweithgaredd, nid oes unrhyw rwymedigaeth i ddarparu unrhyw rybudd i’r gwirfoddolwr, yn arbennig os oes mater cod ymddygiad. Fodd bynnag, mae’n arfer orau i roi o leiaf 5 diwrnod o rybudd i’r gwirfoddolwr pan fydd eu gweithgaredd yn dod i ben. Eto, dylech sicrhau bod y berthynas yn dod i ben ar nodyn cadarnhaol, trwy ddiolch i’r gwirfoddolwr am eu cyfraniad.

Cyfrifoldeb y rheolwr yw sicrhau bod unrhyw adnoddau a roddwyd i’r gwirfoddolwr yn ystod eu hamser gyda ni, yn cael eu dychwelyd ar ddiwedd y berthynas gwirfoddoli. Gall hyn gynnwys bathodynnau adnabod, ffonau symudol, cyfarpar diogelu personol ac ati. Mae’n arfer da i gynnal cyfarfod gadael, i ddiolch i’r gwirfoddolwr am eu hamser, gofyn am adborth am eu profiad, ac i dderbyn unrhyw eitemau yn ôl.

Dylai gwirfoddolwyr sydd yn gadael sefydliad ac sydd wedi gwneud ymrwymiad rheolaidd, gael cynnig geirda a/neu ddatganiad o’u cyflawniadau. Hefyd, sicrhewch werthfawrogiad am eu gwasanaethau.

Anogwn reolwyr i gael adborth gan wirfoddolwyr, er mwyn sicrhau ein bod yn darparu profiad ystyrlon, a chanfod unrhyw agweddau i wella arnynt. Mae holiadur byr Survey Monkey wedi cael ei ddatblygu i gasglu adborth yn hawdd ac yn sydyn.

Adborth Gwirfoddolwyr (gwefan allanol)

Bydd gan wasanaethau eu trefniadau eu hunain gyda’u gwirfoddolwyr, a gall reolwyr ddewis anfon y ddolen hon drwy e-bost, neges destun, WhatsApp ac ati. Bydd AD yn casglu’r adborth a dderbynnir a darparu data bob mis.

Templedi