Polisi gwirfoddolwyr

Atodiad 1: Siart Lif

Cyflwyniad

Mae Cyngor Sir Ddinbych yn ystyried gwirfoddoli fel gweithgaredd di-dâl lle mae rhywun yn rhoi eu hamser i gynorthwyo sefydliad neu unigolyn nad ydynt yn perthyn iddynt. Mewn geiriau eraill, nid yw gwirfoddolwyr yn staff cyflogedig ac nid oes ganddynt berthynas dan gontract sydd wedi’i rwymo mewn cyfraith gyda’r Cyngor.

Mae’r polisi hwn yn nodi egwyddorion eang ar gyfer cyfranogiad gwirfoddol yng Nghyngor Sir Ddinbych. Mae pobl yn gwirfoddoli am nifer o resymau, er enghraifft:

  • I gymdeithasu
  • I roi rhywbeth yn ôl i’r gymdeithas
  • I adennill neu ddysgu sgiliau cyflogaeth newydd
  • I fynd ag amser

Mae Cyngor Sir Ddinbych yn cydnabod bod gwirfoddolwyr yn cyfrannu mewn nifer o ffyrdd a bod eu cyfraniad yn unigryw ac y gall wirfoddoli fod o fudd i ddefnyddwyr gwasanaethau, staff, cymunedau lleol a’r gwirfoddolwyr eu hunain. Mae Cyngor Sir Ddinbych yn gwerthfawrogi’r cyfraniad a wneir gan wirfoddolwyr ac wedi ymrwymo i gynnwys gwirfoddolwyr mewn safleoedd priodol ac mewn ffyrdd sy’n annog, cefnogi a datblygu gwirfoddoli.

Cynghorir rheolwyr i ddarllen y Llawlyfr ar gyfer Rheolwyr Gwirfoddolwyr cyn recriwtio gwirfoddolwyr.

Sylwch fod Gwirfoddoli a Phrofiad Gwaith yn wahanol, ac felly mae dogfen ganllawiau Profiad Gwaith ar gael.

Nod

Nodau cyffredinol y polisi gwirfoddolwyr, ynghyd â’r Llawlyfr ar gyfer Rheolwyr Gwirfoddolwyr, yw datblygu a hyrwyddo arfer orau i gynnwys a chefnogi gwirfoddolwyr yng ngwaith Cyngor Sir Ddinbych. Nod y polisi hwn yw:

  • Annog datblygiad gwirfoddoli ymhob agwedd o’r Cyngor.
  • Cydnabod a hyrwyddo pwysigrwydd gwirfoddoli i waith y Cyngor.
  • Sicrhau cymorth, hyfforddiant a goruchwylio ar gyfer gwirfoddolwyr y Cyngor.
  • Nodi’r safonau y disgwylir i weithiwyr a gwirfoddolwyr y Cyngor lynu atynt.
  • Darparu canllawiau ac arferion gorau i staff y Cyngor wrth weithio gyda gwirfoddolwyr ac i sicrhau cymhwysedd Polisi Cyfle Cyfartal y Cyngor i wirfoddoli.
  • Sicrhau bod gwirfoddoli gyda’r cyngor yn brofiad boddhaus a phleserus.

Mae’r Cyngor yn ceisio gweithio gyda chymunedau lleol a phartneriaid i ddatblygu ystod eang o weithgareddau gwirfoddoli addas sy’n berthnasol i bobl Sir Ddinbych.

Datganiad o Werthoedd ac Egwyddorion

Mae gwirfoddoli yn weithgaredd cyfiawn a hanfodol a gaiff ei gefnogi a’i annog gan Gyngor Sir Ddinbych ac ni fwriedir iddo gymryd lle cyflogaeth am dâl. Mae rôl gwirfoddolwyr yn cyd-fynd ond nid yw’n cymryd lle rôl staff cyflogedig.

Bydd camau priodol yn cael eu cymryd i sicrhau bod staff cyflogedig yn glir am rôl y gwirfoddolwyr , ac i feithrin perthnasau gweithio da rhwng staff cyflogedig a gwirfoddolwyr.

Mae rôl y gwirfoddolwr yn rhodd, sy’n seiliedig yn unig ar barch, ymddiriedaeth a chyd-ddealltwriaeth. Ni ellir rhoi unrhyw rwymedigaeth gorfodadwy, dan gontract nac fel arall, ar wirfoddolwyr i fynychu, rhoi neu osod lleiafswm amser i gyflawni tasgau sy’n rhan o’u gweithgaredd gwirfoddol. Yn yr un modd, ni all Gyngor Sir Ddinbych gael eu cymell i ddarparu tasgau rheolaidd, taliad  neu fuddion eraill am unrhyw weithgaredd a gyflawnir gan wirfoddolwr.

Recriwtio a Dewis Gwirfoddolwyr

Mae’r Cyngor wedi ymrwymo i gyfleoedd cyfartal ac yn credu y dylai gwirfoddoli fod yn agored i bawb. Mae derbyn gwirfoddolwr i rôl benodol yn cael ei wneud ar deilyngdod, gyda maen prawf ar gyfer dewis yn seiliedig ar addasrwydd yr unigolyn i gyflawni’r tasgau cytunedig. Rhaid i unrhyw unigolyn fod dros 16 oed er mwyn gwirfoddoli gyda’r Cyngor.

Bydd gwirfoddolwyr a ystyrir yn anaddas ar gyfer tasg benodol un ai’n cael cynnig gweithgaredd gwirfoddol arall o fewn y Cyngor, neu’n cael eu cyfeirio at Gyngor y Gwasanaethau Gwirfoddol Sir Ddinbych, sy’n cydlynu cyfleoedd gwirfoddoli ar draws Sir Ddinbych.

Bydd y cyngor yn cynnal gwiriadau recriwtio mwy diogel ar holl wirfoddolwyr, a all gynnwys tystiolaeth o’r Hawl i Weithio yn y DU, geirdaon, a GDG a gwiriadau iechyd sylfaenol os yw hyn yn ofynnol i’r rôl.

Mae recriwtio gwirfoddolwyr o fewn Gofal Cymdeithasol yn cael ei lywodraethu gan reoliadau a nodir gan yr Arolygiaeth Gofal a Gwasanaethau Cymdeithasol Cymru  a Gofal Cymdeithasol Cymru.

Gweler y siart lif yn Atodiad 1 ar gyfer trosolwg o’r broses i recriwtio gwirfoddolwyr. Mae canllawiau pellach o fewn Llawlyfr ar gyfer Rheolwyr Gwirfoddolwyr.

Staff sy'n Gwirfoddoli

Bydd aelodau o staff sy’n gwirfoddoli ar gyfer tîm/Gwasanaeth gwahanol o fewn y Cyngor yn cael eu trin yn yr un modd â gwirfoddolwr allanol ac yn unol â’r Polisi Gwirfoddolwyr hwn. Os yw gweithiwr Cyngor Sir Ddinbych yn dymuno gwirfoddoli un ai yn fewnol neu’n allanol, caiff hyn ei gefnogi yn unol â’r Polisi Amser i Ffwrdd o’r Gwaith.

Cyngor Gwasanaethau Gwirfoddol Sir Ddinbych

Cyngor Gwasanaethau Gwirfoddol Sir Ddinbych yw’r corff arweinyddiaeth yn Sir Ddinbych ar gyfer dathlu, hyrwyddo a chefnogi #GwirfoddolwyrSirDdinbych Eu rôl yw darparu cymorth i wirfoddolwyr gwirfoddoli gyda sefydliadau a’r trydydd sector ac i fod yn lais dylanwadol yn Sir Ddinbych. Mae llwyfan ddigidol Cyngor Gwasanaethau Gwirfoddol Sir Ddinbych yn caniatáu’r cyhoedd i gofrestru eu diddordeb mewn gwirfoddoli, dod o hyd i gyfleoedd ar gyfer eu hunain ac i gofnodi eu horiau gwirfoddoli.

Swyddfa Gofrestredig:

Canolfan Naylor Leyland, Stryd y Ffynnon, Rhuthun. LL15 1AF

E-bost: engagement@dvsc.co.uk

Gwefan: www.dvsc.co.uk

Rheoli Gwirfoddolwr

Cynghorir rheolwyr i ddarllen Llawlyfr ar gyfer Rheolwyr Gwirfoddolwyr er mwyn sicrhau eu bod yn hyderus o ran arferion gorau rheoli gwirfoddolwyr. Mae hyn yn cynnwys sut i recriwtio gwirfoddolwyr, yn ogystal â sicrhau bod cyflwyniadau priodol a gwiriadau iechyd a diogelwch wedi’u cyflawni. Rhaid i reolwyr hefyd sicrhau eu bod yn darparu cymorth goruchwyliaeth parhaus, fel y byddent ar gyfer gweithwyr cyflogedig.

Iechyd a Diogelwch

Mae gan y Cyngor dyletswydd gofal i sicrhau nad yw gwirfoddolwyr yn agored i risgiau iechyd a diogelwch. Bydd holl wirfoddolwyr yn ymwybodol o Bolisïau a Gweithdrefnau Iechyd a Diogelwch y Cyngor ac unrhyw bryderon diogelwch ymarferol fel rhan o’u cyfarfod sefydlu. Disgwylir i wirfoddolwyr gydymffurfio â Gweithdrefnau Iechyd a Diogelwch y Cyngor. Bydd holl rolau gwirfoddolwyr yn cael eu hasesu am risgiau, gan gynnwys y tasgau ynghlwm a’r amgylchedd y byddent yn digwydd. Yn ogystal â hynny, os yw gwirfoddolwr yn rhoi gwybod i ni am gyflwr meddygol presennol neu anabledd, efallai bod asesiad risg unigol hefyd yn angenrheidiol. Os yw’r rôl yn gofyn am Gyfarpar Diogelu Personol, bydd y cyngor yn darparu hyn fel y byddent gyda gweithwyr cyflogedig.

Hyfforddiant

Mae’r cyngor yn cefnogi datblygiad personol a phroffesiynol gwirfoddolwyr, ac felly, bydd gan holl wirfoddolwyr fynediad ar fodiwlau e-ddysgu ar-lein Cyngor Sir Ddinbych, os ydynt yn dymuno eu cwblhau yn ystod eu lleoliad gwirfoddoli. Dylai gwirfoddolwyr gysylltu ag AD i gael manylion mewngofnodi.

Cyfrinachedd a Diogelu Data

Rhaid i holl oruchwylwyr sicrhau bod holl wirfoddolwyr yn ymwybodol o Bolisïau Cyfrinachedd a Diogelu Data yn ystod y cyfarfod sefydlu. Os yw’n ofynnol fel rhan o’u rôl, dylai gwirfoddolwyr dderbyn yr hyfforddiant berthnasol.

Diogelu

Rhaid i holl oruchwylwyr sicrhau bod gwirfoddolwyr yn ymwybodol o, ac wedi derbyn yr hyfforddiant perthnasol mewn perthynas â Pholisi Diogelu Plant ac Oedolion y Cyngor.

Mae Cyngor Sir Ddinbych yn dilyn gweithdrefnau a amlinellir gan y Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd er mwyn sicrhau diogelwch plant ac oedolion diamddiffyn. Ni all wirfoddolwr sy’n dymuno cymryd rhan mewn gweithgaredd a amlinellir ym meini prawf y GDG, gymryd rhan yn y Weithgaredd Gwirfoddoli tan i’r Cyngor dderbyn GDG clir.

Treuliau

Mae’r Cyngor wedi ymrwymo i dalu treuliau rhesymol gan sicrhau na fydd gwirfoddolwyr posibl yn cael eu heithrio yn sgil rhesymau ariannol. Rhaid i’r rhain gael eu cytuno gyda’r rheolwr perthnasol cyn i’r gwirfoddolwr ddechrau eu gweithgaredd. Os na gytunir ar dreuliau, rhaid i’r gwirfoddolwyr fod yn ymwybodol o hyn cyn gynted â phosibl yn ystod y broses recriwtio.

Gwirfoddolwyr sy'n Derbyn Budd-daliadau

Mae’n gyfrifoldeb ar y gwirfoddolwr i sefydlu os fydd y gweithgaredd gwirfoddoli yn effeithio ar eu hawl i unrhyw fudd-daliadau nawdd cymdeithasol. Dylid cael mwy o wybodaeth o’r Adran Gwaith a Phensiynau, y Ganolfan Waith a Mwy neu Ganolfan Cyngor ar Bopeth.

Yswiriant

Mae polisïau yswiriant atebolrwydd Cyngor Sir Ddinbych yn cynnwys gweithgareddau gwirfoddolwyr ac atebolrwydd tuag atynt. Nid yw’r Cyngor yn yswirio eiddo personol gwirfoddolwyr yn erbyn colled neu ddifrod. Os yw gwirfoddolwyr yn gyrru fel rhan o’u gweithgaredd gwirfoddol, ac yn defnyddio cerbyd eu hunain, rhaid iddynt sicrhau fod ganddynt y dosbarth perthnasol o yswiriant. Dylid cael canllawiau ychwanegol gan gwmni yswiriant y gwirfoddolwr ei hun.

Cwynion

Gan nad yw gwirfoddolwyr yn weithwyr cyflogedig, ni allent ddefnyddio Gweithdrefn a Pholisi Achwyniad y Cyngor. Fodd bynnag, mae ganddynt yr hawl i ddefnyddio gweithdrefn gwyno’r Cyngor. Dylid codi cwynion gan wirfoddolwyr gyda’u Goruchwyliwr Gwirfoddoli yn y lle cyntaf, a dylid delio â’r achos yn anffurfiol lle bynnag bosibl. Lle bynnag bosibl, bydd y gŵyn yn cael ei archwilio yn llawn gan y Goruchwyliwr, neu os yw’r gŵyn yn erbyn y Goruchwyliwr ei hun, gan Oruchwyliwr Gwirfoddoli arall neu reolwr llinell.

Os gwneir cwyn yn erbyn gwirfoddolwr, bydd hyn yn cael ei ymchwilio gan y goruchwyliwr perthnasol. Gwneir pob ymdrech i ddatrys y mater mor gyflym ac anffurfiol â phosibl. Os nad ellir datrys y mater mewn modd boddhaol, efallai hysbysir y gwirfoddolwr nad oes angen eu gwasanaeth mwyach.

Cydraddoldeb ac Amrywiaeth

Mae Cyngor Sir Ddinbych yn Gyflogwr Anabledd Hyderus ac yn ymroddedig i Gyfle Cyfartal a thriniaeth deg i bawb. Er nad yw gwirfoddolwyr yn weithwyr cyflogedig ac felly ni chânt eu diogelu fel gweithwyr cyflogedig o dan y Ddeddf Cydraddoldeb, nid yw’n dderbyniol gwahaniaethu yn eu herbyn. Byddwn yn sicrhau bod cyfleoedd gwirfoddoli yn gynhwysol ac ar gael i bawb. Mae gan wirfoddolwyr yr hawl i beidio â chael eu gwahaniaethu yn yr un modd â chwsmeriaid neu ddefnyddwyr gwasanaeth.

Bydd unrhyw benderfyniadau a wneir am addasrwydd gwirfoddolwr ar gyfer tasgau, neu o ran eu gweithgaredd gwirfoddoli parhaus o fewn y Cyngor, yn cael eu gwneud yn deg ac yn unol â’r ddeddfwriaeth cydraddoldeb.

Mae disgwyliad y bydd ein holl wirfoddolwyr yn glynu ar bolisïau cydraddoldeb y Cyngor, gan sicrhau nad yw eu hymddygiad eu hunain wrth gyflawni tasgau gwirfoddoli yn gwahaniaethu yn erbyn eraill neu’n torri deddfwriaeth cydraddoldeb. Cynghorir gwirfoddolwyr i ddarllen y Llawlyfr a’r Cod Ymddygiad ar gyfer Gwirfoddolwyr.

Atodiad 1: Siart Lif

  1. Rheolwr yn canfod cyfle gwirfoddoli
  2. Rheolwr yn cwblhau Ffurflen Gais Ar-lein - Cyfle Gwirfoddoli a'i anfon i'r Tîm Gwe (anfonwch gopi Cymraeg a Saesneg gyda'i gilydd)
  3. Bydd y Tîm Gwe yn hysbysebu ar wefan Sir Ddinbych o fewn 10 diwrnod gwaith www.sirddinbych.gov.uk/gwirfoddoli
  4. Rheolwr yn derbyn negeseuon e-bost gan wirfoddolwyr sydd â diddordeb
  5. Rheolwr yn cysylltu â'r gwirfoddolwyr ac yn casglu'r wybodaeth berthnasol (gall hyn fod trwy'r ffurflen a argymhellir neu trwy ddull arall, yn dibynnu ar broses arferion gorau'r Gwasanaeth)
  6. Ar gyfer swyddi sydd angen GDG neu wiriadau Iechyd, rhaid i'r Rheolwr anfon gwybodaeth i AD er mwyn cwblhau'r gwiriad. Rheolwr yn cynal gwiriadau recriwtio mwy diogel (geirda, RTWIUK)
  7. Sefydlu gwirfoddolwr - Rheolwr yn creu ffeil bersonol i'r gwirfoddolwr, yn trefnu cyfarfod sefydlu, yr hyfforddiant perthnasol, dyddiadau dechrau ac ati.
  8. Gwirfoddoli yn dechrau a goruchwyliaeth yn ei le. Rheolaeth barhaus yn ystod y cyfle gwirfoddoli.
  9. Gweithgaredd gwirfoddoli yn dod i ben, y Rheolwr yn diolch i'r gwirfoddolwyr ac yn anfon dolen adborth. Gellir cysylltu â'r Rheolwr i gael geirda ar gyfer y gwirfoddolwyr yn y dyfodol.